Politique de traitement des données personnelles
La présente politique de traitement des données personnelles vise à encadrer les traitements de données personnelles mis en oeuvre sur le site cepiaconsulting.fr (ci-après le “Site”), notamment à l’occasion de la connexion, de la navigation, de la prise de contact ainsi que de l’utilisation de tout ou partie des services proposés sur le Site.
En tant que responsable de traitement, Cepia Consulting veille au respect de l’application de la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que du Règlement (UE) 2016/679 (Règlement Général relatif à la Protection des Données personnelles, ci-après “RGPD”) et plus généralement, de toute réglementation française et européenne relative à la protection des données personnelles.
Le RGPD est un texte de référence en matière de protection des données, ayant pour objectif de renforcer la protection des données des individus au sein de l’Union européenne et de l’Espace économique européen. Celui-ci définit la donnée personnelle comme “toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable”. A titre d’exemple, une donnée personnelle peut être le nom, le prénom ou le numéro de téléphone d’un individu mais également sa profession ou l’adresse IP de son ordinateur.
Qui est responsable du traitement de vos données ?
Cepia Consulting
Société par actions simplifiée (SAS)
Immatriculée au RCS de Strasbourg sous le numéro : En cours d’adhésion
Domiciliée au 16 rue Hans ARP, 67206 à Mittelhausbergen
Numéro de TVA Intracommunautaire : En cours d’adhésion
Quelles catégories de données sont collectées ?
A l’occasion de votre utilisation du Site, Cepia Consulting est amené à collecter certaines données personnelles, directement auprès de vous-même ou par l’intermédiaire de tiers, telles que :
- Données d’identification: *Nom, Prénom, civilité, photographie si pertinent et éventuellement copie d’une pièce d’identité, notamment dans le cadre d’une demande d’exercice de droits
- Données relatives à la vie professionnelle : *adresse électronique, adresse postale, et numéro de téléphone professionnels, données d’identification de l’employeur, organigramme de la société, poste, service, fonction
- Données d’ordre économique et financier : RIB, factures, ordres de paiement, remises et ristournes, échéanciers de paiement
- Données relatives à la relation commerciale et à la prospection : besoins spécifiques des clients, demandes d’information et/ou de documentation, date et horaire de rendez-vous, données relatives aux demandes d’exercice de droits
- Données de connexion et de navigation : accusés de réception du formulaire de contact, et plus généralement toutes données relatives aux demandes de connexion, ainsi qu’à l’usage et à la navigation sur le Site, telles que la date, l’horaire et le pays de connexion ainsi que l’adresse IP et le système d’exploitation du terminal utilisateur
* Les données personnelles dont la fourniture est obligatoire sont indiquées dans la présente Politique de traitement, ainsi que sur le Site lui-même, par un astérisque. Toutes les données ne présentant pas un tel astérisque sont considérées comme étant facultatives, et leur fourniture est donc laissée à votre entière discrétion.
L’absence de fourniture de données indiquées comme obligatoires entraînera, le cas échéant, l’impossibilité pour Cepia Consulting de traiter votre demande.
Pour toutes demandes émises par l’intermédiaire du formulaire de contact, un champ libre est mis à votre disposition afin de vous permettre de préciser votre demande, et de fournir toutes informations que vous estimeriez pertinentes. Toute validation du formulaire de contact qui ne serait pas accompagnée d’un tel message écrit ne pourra être transmise à Cepia Consulting, qui ne sera donc pas en mesure de donner suite à votre demande.
Après réception de votre demande, Cepia Consulting s’engagera à faire ses meilleurs efforts pour étudier celle-ci dans les plus brefs délais, avant de décider ou non d’y apporter une réponse. Cette faculté de réponse étant laissée à l’entière discrétion de Cepia Consulting, une éventuelle absence de réponse aux demandes émises par l’intermédiaire du formulaire de contact ne pourrait en aucun cas engager sa responsabilité.
Attention : Cepia Consulting attire votre attention sur le fait que toutes demandes émises par l’intermédiaire du champ libre présent sur le formulaire de contact est susceptible de contenir plusieurs informations pouvant être considérées comme des données personnelles vous concernant. En fonction des spécificités de votre demande, ces données personnelles pourraient ne pas être mentionnées dans les catégories ci-dessus. En validant le formulaire de contact, vous reconnaissez avoir dûment été informé de leur traitement par Cepia Consulting aux fins d’étudier et, le cas échéant, de répondre à votre demande, et acceptez de ne pas vous opposer à un tel traitement.
Quelles sont les finalités des traitements et les bases légales qui leur sont applicables ?
Les traitements mis en œuvre par Cepia Consulting s’inscrivent dans le cadre, selon les cas, (i) de l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, (ii) du respect d’une obligation légale ou réglementaire ou encore (iii) de l’intérêt légitime poursuivi par Cepia Consulting.
Dans le respect des principes de proportionnalité et de minimisation du RGPD, seules les données nécessaires et pertinentes au regard des finalités poursuivies sont collectées. A ce titre, Cepia Consulting s’engage à ne recueillir que les données strictement nécessaires à la finalité des traitements mis en œuvre.
Les finalités des traitements mis en oeuvre par Cepia Consulting, ainsi que les bases légales qui leurs sont applicables, sont réunies dans le tableau ci-dessous :
Quels sont les destinataires de vos données à caractère personnel ?
A l’occasion de la collecte de vos données personnelles par Cepia Consulting, celles-ci peuvent être traitées par le personnel des différents services internes de Cepia Consulting, dans la limite de leurs attributions respectives, afin de réaliser les finalités citées dans la présente Politique de traitement.
Néanmoins, Cepia Consulting peut être amenée à communiquer certaines de vos données personnelles à des tiers autorisés, des prestataires de services externes, des partenaires juridiques et commerciaux ainsi qu’à des sous-traitants, agissant pour le compte et sur instruction de Cepia Consulting. De plus, vos données personnelles pourront également être transmises aux autorités administratives et judiciaires compétentes, notamment dans le cadre de réquisitions judiciaires.
Lorsque vos données personnelles sont transmises à des tiers, Cepia Consulting atteste s’assurer que les tiers destinataires traiteront vos données personnelles conformément aux exigences relatives aux normes françaises et européennes de protection des données personnelles, sans toutefois que d’éventuels manquement de la part de ceux-ci ne puissent être directement ou indirectement imputables à Cepia Consulting.
A ce titre, Cepia Consulting veillera à ce que des mesures de protection adéquates soient mises en place à l’occasion de ces transferts, conformément à la Loi Informatique et Libertés et aux articles 46 et 49 du RGPD, notamment par l’utilisation des clauses contractuelles types de sous-traitance de la Commission européene, lorsque ces transferts de données seront à destination de sous-traitants de données personnelles, au sens du RGPD.
En tout état de cause, l’accès par ces destinataires à vos données personnelles demeurera limité aux catégories de données qui leurs sont strictement nécessaires, pour l’exercice de leurs missions. Aucune donnée ne sera transmise hors de l’Union Européenne (UE) ou de l’Espace Économique Européen (EEE), et aucune donnée ne sera transmise à d’autres destinataires sans votre consentement explicite et préalable. Pour des raisons de sécurité, vos données sont hébergées auprès de la Société française o2switch.
Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Une fois collectées, vos données personnelles seront conservée selon les durées suivantes :
- Pour la gestion des clients : cinq (5) ans en base active, à compter de la fin de la relation commerciale
- Pour la gestion des partenaires : trois (3) ans en base active, à compter de la collecte des données ou du dernier contact
- Pour la gestion des prospects et des actions de communication : trois (3) ans en base active, à compter de la collecte des données ou du dernier contact
- Pour les demandes de devis n’aboutissant pas à la conclusion d’un contrat : le temps nécessaire à l’étude et au suivi de la demande, ainsi qu’une (1) année en base active après la clôture de cette demande
- Pour la gestion et la sécurisation du Site, la gestion administrative et comptable, ainsi que pour la réception et le traitement des demandes d’exercice de droits : conservation jusqu’à la réalisation de la finalité recherchée (ex : réception du règlement complet après facturation, transmission des pièces et documents comptables, réponse définitive à la demande d’exercice de droits), puis passage en archivage intermédiaire ou destruction
Une fois les durées précitées atteintes, vos données seront conservées en base intermédiaire, sous forme d’archivage, pour une durée conforme à celles des dispositions légales qui leur sont applicables et/ou conservées à titre probatoire. Dans cette dernière hypothèse, vos données seront conservées pour une durée égale à celle relative aux règles de prescription qui leurs sont applicables. Dans le cas où un tel archivage ne serait pas nécessaire, ou à l’expiration des délais susmentionnés, vos données personnelles seront supprimées.
Quels sont vos droits sur les données personnelles traitées ?
En application de la loi Informatique et Libertés ainsi que du RGPD, vous disposez de plusieurs droits dont vous pouvez vous prévaloir à tout moment:
- Retrait du consentement : ce droit permet de retirer son consentement à condition que celui-ci soit la base légale utilisée pour la collecte de vos données (article 7.3 du RGPD). Cette base légale n’étant applicable à aucun des traitements mis en œuvre dans le cadre du présent Site, ce droit ne pourra pas être exercé à l’encontre de Cepia Consulting pour les traitements susmentionnés
- Droit d’accès : ce droit vous permet de connaître quelles ont été les données traitées et d’en recevoir une copie, envoyée à l’adresse électronique de votre choix (article 15 du RGPD)
- Droit de rectification : ce droit vous permet de corriger les informations inexactes ou incomplètes vous concernant (article 16 du RGPD)
- Droit à l’effacement : ce droit permet de demander l’effacement des données vous concernant (article 17 du RGPD)
- Droit à la limitation des traitements de vos données : ce droit permet, sous certaines conditions, de demander la suspension provisoire de tout ou partie des traitements mis en oeuvre sur vos données (article 18 du RGPD)
- Droit à la portabilité : ce droit vous permet, sous certaines conditions, de demander la récupération de vos données ou leur transmission à un tiers (article 20 du RGPD)
- Droit d’opposition au traitement de vos données : ce droit vous permet de refuser l’utilisation de vos données : (i) lorsque ces traitements ont pour base légale l’intérêt légitime du Responsable de traitement, (ii) si vous disposez d’un motif légitime de refuser ces traitements et (iii) si aucun motifs impérieux et légitimes n’imposent au Responsable de traitement de poursuivre le traitement de vos données (article 21 du RGPD)
De plus, vous avez le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour plus d’informations sur les droits, vous pouvez consulter le site de la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL).
Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez faire valoir vos droits :
par voie électronique : contact@cepiaconsulting.fr
ET/OU
par voie postale : 16 rue Hans Arp, 67206 Mittelhausbergen.
Par ailleurs, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) si vous souhaitez obtenir davantage d’informations sur l’étendue de vos droits (https://cnil.fr)
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL, en écrivant au : TSA 90715, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.
Quelles sont les mesures de sécurité mises en place pour protéger vos données?
Afin de sécuriser vos données, notamment contre la destruction et l’altération de celles-ci, ainsi que contre les accès non autorisés, Cepia Consulting met en oeuvre un certain nombre de mesures visant à assurer la sécurité du Site, notamment l’utilisation du certificat SSL, matérialisé par l’adresse https du Site, une pare-feu (WAF) ainsi que diverses sécurités incluses dans le CMS wordpress (cepiaconsulting.fr usant du CMS open source de wordpress) visant à exclures diverses failles de sécurité telles que les injections SQL, failles XSS etc..
Date de mise à jour : 21 mars 2024